- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: A. I TECH EVOLUTIVE S.A.S., en adelante A.I.T.E.S.A.S: Sociedad debidamente registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. con matrícula mercantil No. 01995183 del 27 de mayo de 2010 , la cual tendrá por objeto social: i) La gestión, planeamiento, desarrollo, asesoría, interventoría, montaje, mantenimiento, operación y puesta en marcha de soluciones integrales especializadas, interactivas y confiables con sistemas de automatización, control, telemática, seguridad, monitoreo y EFX en proyectos y eventos tecnológicos de alta ingeniería, robótica y domótica para grupos humanos y entidades, nacionales, mixtas, o extranjeras e instalaciones institucionales y de defensa militar, oficiales de servicio público, industriales, hoteleras, residenciales, hospitalarias, medicas, comerciales, bancarias, educativas, deportivas, recreativas y culturales, a través de la implementación y desarrollos llave en mano en toda clase de aplicaciones de audio, acústica, arquitectónica y control de ruido, video, tecnología high end, CCTV, seguridad electrónica, control de acceso y reacción, mando y control industrial, servicios de web hosting, web vpn. Hardware y software, en medios virtuales y afines. ii)Toda clase de escenarios y obras civiles de ingeniería; arquitectura y/o ambientales de urbanismo, construcción, restauración, remodelación, la adecuación, mantenimiento y/o interventoría, a cualquier escala, necesaria como desarrollo de las actividades de preinstalación de los sistemas de su razón social, a través de la asesoría, implementación, montaje, dotación y/o mantenimiento de toda clase de soluciones en sistemas y redes lógicas, reguladas, fuerza, iluminación, amueblamiento, sistemas y redes especiales hidrosanitarias, mecánicas, acondicionamiento de aire, ventilación, combustibles y gases, adecuados para su optima operación y puesta en marcha. iii) La investigación, capacitación y entrenamiento permanente de actuales y futuras tecnologías para la implementación de procesos metodologías y herramientas doctrinarias utilizadas en las soluciones integrales especializadas en desarrollo de su objeto social; iv) La gestión, planeamiento, desarrollo y montaje de estrategias, alianzas técnicas logísticas, económicas y eventos necesarios para la promoción, comercialización, importación y venta de productos, bienes, insumos y servicios para la ejecución de su objeto social en actividades del sector público, real y virtual; v) La celebración del contrato, convenio y/o acuerdos de toda clase para participar en procesos de licitación y/o contratación con entidades públicas, mixtas y/o privadas a través de la conformación de consorcios, alianzas, uniones temporales, con entidades, organizaciones y/o empresas, nacionales o extranjeras, pero sin limitarse a contratos con entidades bancarias y/o financieras; así como representar empresas nacionales y/o extranjeras, celebrar y ejecutar todo acto o contrato con personas naturales o jurídicas, ya sea mediante la constitución de otras empresas o la adquisición de acciones, cuotas o partes de interés que sean necesarias para el desarrollo de su objeto social y/o constituirse como garante o fiadora de obligaciones distintas de las suyas propias, con la aprobación previa de la junta de socios; vi) La fundación, promoción, compra, venta y/o alquiler de bienes muebles e inmuebles y/o establecimientos de comercio, almacenes, fabricas, depósitos o agencias de cualquier escala, necesarios para el desarrollo normal de su objeto
social, así como comprar, vender, importar, exportar, adquirir y/u obtener, cualquier título y utilizar toda clase de bienes y servicios relacionados con su objeto social; vii) Gestionar, desarrollar, y/o explotar marcas, nombres comerciales, patentes de invenciones, diseños, procedimientos industriales, tecnológicas de cualquier escala o cualquier otro bien incorporal, siempre que sean afines al objeto social exclusivo; viii) En desarrollo del objeto social podrá adquirir, enajenar, girar, aceptar, endosar, cobrar y pagar, toda clase de títulos valores y valores bursátiles, invertir en sociedades comerciales que tenga el mismo y distinto objeto; ix) Importar, comprar y adquirir a cualquier título equipos y materias primas que requiera para el desarrollo de su objeto social y x) y en general realizar cualquier acto licito de comercio
Dirección: Km 7 Vía Cajicá – Chía San Roque Torre 3 Oficina 214
Conmutador: 8793653
Correo electrónico: contable@aitesas.com
FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES: Los datos personales que A.I.T.E.S.A.S recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
A. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
B. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
C. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
D. Evaluar la calidad del servicio.
E. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
F. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por A.I.T.E.S.A.S.
G. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
H. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
I. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de A.I.T.E.S.A.S.
J. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, A.I.T.E.S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre A.I.T.E.S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. A.I.T.E.S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, A.I.T.E.S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
- PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en A.I.T.E.S.A.S. se regirá por los siguientes principios:
A. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
B. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
C. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
D. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de A.I.T.E.S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
E. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
F. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de A.I.T.E.S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
G. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.
- DERECHOS DE LOS TITULARES: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de A.I.T.E.S.A.S:
A. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de A.I.T.E.S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
B. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
C. Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
D. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal. E. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
F. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
- DEBERES DE A.I.T.E.S.A.S: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que A.I.T.E.S.A.S está obligado a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.(iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- DATOS SENSIBLES: El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por A.I.T.E.S.A.S, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
- DATOS DE MENORES DE EDAD: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
- CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
A. Información requerida por A.I.T.E.S.A.S en ejercicio de su objeto social.
B. Datos de naturaleza pública.
C. Casos de urgencia médica o sanitaria.
D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
E. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
En la sede de A.I.T.E.S.A.S:
Km 7 Vía Cajicá – Chía San Roque Torre 3 Oficina 214.
Cajicá, Cundinamarca. De lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 AM a 5:00 PM) }
Conmutador:
8793653
Correo electrónico:
contable@aitesas.com
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:
Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de AITESAS responsable del tratamiento.
- PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:
A. Consultas: Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
B. Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante A.I.T.E.S.A.S, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información: ➢ Nombre e identificación del titular. ➢ La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo. ➢ La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. ➢ Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer. En caso de que A.I.T.E.S.A.S no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Si el reclamo resulta incompleto, A.I.T.E.S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél. Una vez recibido el reclamo completo, A.I.T.E.S.A.S incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, A.I.T.E.S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE SFC: La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.
Atentamente,
AI TECH EVOLUTIVE S.A.S
NIT: 900360003-0